Der sächsische Produktionsverbindungshändler Werkzeug Hajek hat seine IT-Systeme modernisiert und ganz in die Cloud verlagert. Das E/D/E Mitgliedsunternehmen aus Döbeln arbeitet dafür mit ERPcloud360 – der cloudbasierten ERP-Lösung auf Basis von Microsoft Dynamics 365 Business Central, die die faveo GmbH gemeinsam mit ihrem Mutterunternehmen, der Münsteraner GWS Gesellschaft für Warenwirtschafts-Systeme mbH, in Kooperation mit dem E/D/E speziell für E/D/E Händler entwickelt hat. Ein Erfahrungsbericht.
Die Firma aus dem mittelsächsischen Döbeln versteht sich als Partner der Industrie und des Handwerks in der Region. In den 1890er Jahren als klassischer Eisenwarenhandel gegründet, hat sich Werkzeug Hajek zum reinen PVH-Unternehmen entwickelt und konzentriert sich heute auf die Bereiche Werkzeug, Normteile und Arbeitsschutz. Ein Ladengeschäft gibt es nach wie vor – den größten Teil des Umsatzes generiert inzwischen jedoch der Außendienst.
Genau deshalb hat er sein Unternehmen auch in Sachen IT auf eine neue Basis gestellt.
Neben der tiefen Integration von ERPcloud360 in die Verbandsprozesse des E/D/E war für die Entscheidung vor allem ausschlaggebend, dass es sich um eine reine Cloud-Lösung handelt. „Wir hatten bis zum Wechsel eine lokale Lösung im Einsatz, und unser Server war bereits seit zehn Jahren im Einsatz“, erklärt Torsten Hajek. „Wir mussten uns also entscheiden: Investieren wir in einen neuen Server oder setzen wir auf ein neues ERP-System aus der Cloud? Letztere Lösung erschien uns damals deutlich attraktiver.“
Die Argumente für die Cloud waren vielfältig – von kalkulierbaren Kosten bis hin zu der Tatsache, dass Serverausfälle mit einem Cloud-System der Vergangenheit angehören sollten.
Gerade dieser letzte Punkt spielte in den Überlegungen eine entscheidende Rolle – aus einer Erfahrung heraus, die im Unternehmen bis heute nachwirkt. „Beim Jahrhunderthochwasser 2002 hatten wir das Wasser zwei Meter achtzig im Geschäft stehen“, erinnert sich Torsten Hajek. „Danach haben wir nicht verkauft, sondern Schlamm geschaufelt, und unser lokaler Server war auch weg. Wir waren über Wochen und Monate arbeitsunfähig.“
Eine Situation, die sich mit einem cloudbasierten ERP-System so nicht wiederholen kann: Die Daten liegen nicht mehr im eigenen Haus, sondern im Rechenzentrum – und sind damit unabhängig davon verfügbar, was am Standort passiert.
Auch im Tagesgeschäft hat die Cloud deutliche Verbesserungen gebracht. Die Außendienstmitarbeitenden können sich heute direkt beim Kunden ins System einloggen, Verfügbarkeiten prüfen und Aufträge noch vor Ort erfassen. Das spart spürbar Zeit – und Doppelarbeit.
„Früher haben die Kollegen eine E-Mail geschickt, und der Innendienst musste diese Mails bearbeiten und die Aufträge in die Warenwirtschaft eingeben“, erklärt Torsten Hajek. „Das ist heute nicht mehr nötig, und das setzt natürlich Arbeitskräfte frei.“
Doch nicht nur die Bereitstellung aus der Cloud konnte überzeugen. Auch die tiefe Integration von ERPcloud360 in die Prozesse beim E/D/E – mit Schnittstellen zu den wesentlichen E/D/E Services – hat klar positive Effekte entfaltet. Über die technischen Hintergründe der einzelnen Schnittstellen und Anbindungen macht sich Torsten Hajek dabei bewusst keine Gedanken: Für ihn steht nicht die Technik im Zentrum, sondern die Verbandsprozesse. Und genau die laufen nun deutlich schneller als zuvor. „Ich finde, wir haben uns einen Schritt nach vorne bewegt und verbessert“, fasst er zusammen.
Besonders deutlich zeigt sich das bei der Preis- und Stammdatenpflege, die dank der Anbindung an das E/D/E wesentlich einfacher zu handhaben ist als zuvor. „Mit dem Überspielen der Stammdaten haben meine Mitarbeiter früher sehr viel Zeit verbracht, aber jetzt geht das ruckzuck“, erklärt Torsten Hajek. „Insofern ist das eine enorme Arbeitserleichterung.“ Gleiches gilt für die Übermittlung von Bestellungen an das E/D/E, die heute ebenfalls bedeutend schneller geht.
Ebenfalls angetan ist er von der automatischen Übernahme von OP-Listen und den Rechnungsläufen: „Das ist eine wesentliche Erleichterung für uns. Da spielt die enge Zusammenarbeit zwischen der GWS Unternehmensgruppe und dem E/D/E ihre Vorteile wirklich voll aus.“
