Ein PVH-Unternehmen für die digitale Welt neu zu erfinden – das ist ein anspruchsvolles Vorhaben. Erst recht für einen Betrieb wie die Eisen Trabandt GmbH mit über hundert Mitarbeitenden, fünf Standorten und einer historisch gewachsenen tiefen Verwurzelung in ihrem Verkaufsgebiet. Genau mit diesem Anspruch ist die Geschäftsführung des Stader E/D/E Mitgliedsunternehmens an die Auswahl eines neuen ERP-Systems gegangen. Entschieden hat sie sich für ERPcloud360 – die cloudbasierte ERP-Lösung, die die faveo GmbH gemeinsam mit ihrem Mutterunternehmen, der Münsteraner GWS Gesellschaft für Warenwirtschafts-Systeme mbH, in Kooperation mit dem E/D/E speziell für E/D/E Händler entwickelt hat und die über Schnittstellen zu den digitalen Services des Verbands verfügt.
Dabei stand die Anschaffung eines neuen ERP-Systems ursprünglich gar nicht auf der Agenda. Akut wurde das Thema aus zwei Gründen: Zum einen wurde 2021 die bestehende Lösung abgekündigt – ein AS/400-System, das bereits in den Achtzigern eingeführt worden war. Zum anderen erforderte die neue Kassensicherungsverordnung ein System, das die Anforderungen des Finanzamts erfüllt. Das bisherige System konnte das nicht leisten. Damit war der Termin gesetzt: Bis Ende 2022 musste die Umstellung geschafft sein.
Ein knapper Zeitplan – der das Unternehmen jedoch nicht davon abgehalten hat, das Projekt strategisch anzugehen. Wenn das ERP schon ersetzt werden musste, dann sollte der Systemwechsel maximale Wirkung entfalten und die Digitalisierung bei Eisen Trabandt spürbar vorantreiben.
Der Schluss daraus lag für ihn auf der Hand: „Für uns war das Ganze eine grundlegende strategische Frage, von der auf lange Sicht die Existenz des Unternehmens abhängt.“
Eine Einschätzung, die nicht aus der Luft gegriffen ist – denn Dr. Trabandt versteht etwas vom Thema: „Ich habe BWL studiert und auch meine Promotion im Bereich EDV im Handel geschrieben. Die Einführung eines ERP-Systems war meine erste Aufgabe in der Firma nach meinem Studium. Von daher war ich von Anfang an in diesem Thema drin.“
Entsprechend hat das Unternehmen nicht nur sein ERP-System auf den Prüfstand gestellt, sondern gleich das gesamte Geschäftsmodell. „Wir haben uns historisch als regionaler Vollsortimenter für alle gewerblichen Kunden in unserem Verkaufsgebiet verstanden. Tatsächlich sehen wir das inzwischen anders.“ Denn ein Vollsortiment bedeute, dass jedes Sortiment eigene Anforderungen an Artikelstamm und Preiskalkulation stelle. „Damit knacken Sie jedes ERP-System“, so Dr. Trabandt. „Deshalb haben wir für uns gesagt: Digitalisierung bedeutet für uns auch den Abschied vom Vollsortiment. Wir haben zum Beispiel unseren Stahlbereich, der historisch zum Kernsortiment gehörte, schon vorher abgegeben.“
Angesichts dieser Ausgangslage überrascht es nicht, dass die Auswahlkriterien weniger funktionaler als strategischer Natur waren. „Es ging nicht darum, das alte System nur zu ersetzen oder eines zu finden, das vielleicht in dem einen oder anderen Punkt etwas besser ist“, erklärt Dr. Trabandt.
Verbandskompatibilität. Eine Rolle bei der Vorauswahl spielte zunächst die Empfehlung des E/D/E. „Die neue Lösung musste kompatibel sein mit unserem Verband. Wir haben also ganz klar geguckt, welche Richtung unser Verband einschlägt.“
Cloud statt lokalem System. „Wenn man wieder auf ein lokales System gesetzt hätte, dann wäre das Thema Software-Wechsel vermutlich bald wieder aufgekommen“, erklärt Dr. Trabandt, der die Cloud klar als Zukunft der ERP-Systeme identifiziert hat. Diesen zusätzlichen Schritt wollte man vermeiden.
Der Anbieter. „Bei einem ERP-Projekt reden wir von einer langfristigen Zusammenarbeit. Da muss man genau überlegen, mit wem man eine Beziehung eingehen will.“
Das alles habe gut gepasst. „Da haben wir dreimal einen Haken gemacht, und damit war die Entscheidung im Prinzip gefallen“, fasst Dr. Trabandt zusammen.
Bis zur Implementierung war es dann noch ein weiter Weg – denn eigentlich hatte man sich die Einführung smarter vorgestellt. „Ich habe gedacht, dass wir nach einem halben Jahr durch sind mit dem Thema“, führt Dr. Trabandt aus. „Das alles hat nun viel länger gedauert.“
Grund dafür war unter anderem die schiere Komplexität eines ERP-Umstiegs. „Wenn Sie ein neues ERP-System einführen, dann betrifft das alle Mitarbeitenden, über Abteilungsgrenzen hinweg“, erklärt Dr. Trabandt. „Dabei stoßen Sie auf das Problem, dass die IT-Affinität in der Belegschaft sehr heterogen ist. Es gibt junge Leute, die mit der neuen Lösung super schnell umgehen können, während sich andere Mitarbeitende sehr schwer damit tun.“
Bei Eisen Trabandt kam eine Besonderheit hinzu: „Wir hatten unser altes System jahrzehntelang im Einsatz. Viele Mitarbeitende haben ihr Berufsleben damit verbracht. Dementsprechend groß war der Sprung zur modernen Oberfläche von ERPcloud360.“
Sein Rat an andere Häuser: bei einem ERP-Projekt nicht nur auf die IT-Seite schauen, sondern auch auf die Menschen. „Einige melden sich lautstark, aber andere sagen vielleicht auch gar nichts. Wichtig ist es, auch auf die schwachen Signale zu achten. Sonst gibt es Personalprobleme: Mitarbeitende kündigen oder werden krank. Alle Mitarbeitenden müssen von Anfang an bei einem ERP-Wechsel aktiv angesprochen und mitgenommen werden, und dieser Aspekt darf während der Umsetzung auch nicht aus dem Auge verloren werden.“
Ein wesentlicher Faktor, warum es dennoch funktioniert hat, war die klare Projektleitung im Unternehmen, die Dr. Trabandt selbst übernehmen konnte: „Wir waren in der glücklichen Situation, dass mein Bruder auch Geschäftsführer ist, sodass wir uns die Arbeit teilen konnten: Er hat das operative Geschäft weitergeführt, und ich konnte mich im Wesentlichen auf die Implementierung fokussieren. Das war sicherlich ein Erfolgsfaktor für das Projekt.“
Ebenso wichtig war die Unterstützung bei der Einführung. „Die Betreuung war einfach super. Wir haben ein gutes Arbeitsverhältnis entwickeln können, und das haben wir auch heute noch.“ Abgeschlossen ist die gemeinsame Arbeit ohnehin nicht: „Es gibt eine Reihe von Erweiterungen, die noch nicht umgesetzt sind“, ordnet Dr. Trabandt den Stand ein.
Darüber hinaus arbeitet Dr. Trabandt aktiv an der Weiterentwicklung von ERPcloud360 mit, um die Verbandsintegration weiter zu optimieren. „Wir haben eine Arbeitsgruppe mit dem E/D/E und der GWS Unternehmensgruppe gegründet, um alle Schnittstellen gemeinsam durchzugehen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren.“
Denn um überbetriebliche Schnittstellen zu verbessern, ist die gemeinsame Sicht aller Beteiligten entscheidend: der Verband und der Händler als operative Partner der Schnittstelle sowie das Softwarehaus als Hersteller der Lösung. Häufig sind es mit Blick auf ein Problem mehrere Faktoren, die bearbeitet werden müssen, damit ein Prozess optimal funktioniert – auf Seiten der GWS Unternehmensgruppe, aber auch beim E/D/E und bei Eisen Trabandt selbst.
Insgesamt zieht Dr. Trabandt eine positive Bilanz: „Wir sind der Meinung, dass wir eine zukunftsweisende Entscheidung für unser Haus getroffen haben und dass wir mit ERPcloud360 gut gerüstet sind für die anstehenden Veränderungen in unserer Branche, speziell mit Blick auf die Digitalisierung.“
